Di era digital seperti saat ini, dengan segala kecanggihannya, para pemilik bisnis tidak perlu lagi untuk menyewa kantor dengan biaya yang mahal, kamu bisa menghemat untuk biaya operasional dengan menggunakan virtual office yang sekarang mulai banyak digunakan. 

Lalu, sebenarnya apa sih yang dimaksud dengan virtual office? Virtual office adalah kantor yang dimana para penyewa hanya dapat memiliki alamat dari kantornya saja, namun mereka tidak bisa memiliki bangunan secara fisik daripada kantor yang dimilikinya tersebut yang artinya kantor tersebut merupakan kantor secara virtual. 

Virtual office juga dapat dikatakan sebagai ‘ruangan kerja’ yang berlokasi di dunia internet. Tempatnya seorang individu untuk mereka dapat menyelesaikan tugas-tugas dalam berbisnis secara profesional tanpa adanya lokasi ‘fisik’ suatu tempat usaha atau bisnis. 

Pengaturan proses operasional dan fungsional kantor virtual office ini memungkinkan bagi pemilik bisnis dan karyawan untuk dapat bekerja dari lokasi mana pun dan kapan pun dengan menggunakan teknologi komputer, seperti laptop, PC, ponsel dan internet.

Virtual office ini merupakan salah satu aplikasi komersial yang pertama kali digagas oleh Ralph Gregory pada tahun 1994 di Colorado, Amerika Serikat. 

Founder Virtual Office, Ralph Gregory. Foto: office.168.vn

Sejak saat itu, virtual office dapat berkembang sangat pesat hampir di seluruh negara di dunia, minatnya masyarakat dengan virtual office tidak lain karena dianggap lebih efektif menghemat biaya usaha serta administrasi perkantoran yang selama ini dianggap cukup rumit.

Biasanya di sebuah virtual office, terdapat resepsionis jarak jauh, call center, assistant virtual dan juga database untuk menyimpan berbagai dokumen yang berkaitan dengan perusahaan. Mereka juga menyediakan ruangan untuk melakukan meeting yang lengkap dengan berbagai peralatan yang dibutuhkan. Ruangan tersebut bisa digunakan sesekali oleh si penyewa virtual office dan disesuaikan dengan kesepakatan dalam jadwal memilih pemakaian ruangan. 

Berbagai manfaat untuk bisnis dengan adanya virtual office ini adalah:

1.) Virtual Office dengan Kondisi Kantor yang Nyaman

Kantor yang nyaman yang dapat digunakan untuk berbisnis merupakan impian setiap pelaku usaha. Namun untuk memiliki kantor impian yang sesuai tidaklah mudah, sebab pebisnis wajib untuk membentuk tempat kerja tersebut dengan baik. 

Maka dengan adanya virtual office, dapat memungkinkan pengusaha memiliki kantor tanpa harus membangunnya secara fisik. Tentunya virtual office ini memberi angin segar bagi para perusahaan startup yang masih berkembang. 

Harga yang ditawarkan oleh virtual office juga terbilang relatif dan bervariasi, tergantung dengan budget perusahaan. Dan jika dilihat dari segi utility & porto, virtual office sangatlah unggul jika dibandingkan dengan membangun tempat kerja sendiri. 

2.) Alokasi Waktu dan Tempat Yang Efisien 

Bagi perusahaan startup dan juga freelance sangat dibutuhkan virtual office, mengapa? Karena alokasi waktu dan tempat yang efisien.

Dengan adanya virtual office, dapat membuat kamu berkeja dimana saja dan kapan saja tanpa melihat batasan waktu.

3.) Virtual Office Dalam Segi Pengeluaran

Biaya operasional perusahaan secara fisik sangat berbeda dengan virtual office. Saat menggunakan virtual office tentunya dapat membuat dana perusahaan menjadi efisien. Karena kamu tidak perlu untuk memikirkan gaji karyawan. 

Jika kamu menggunakan virtual office, kamu dapat mengurangi biaya pengeluaran secara drastis. Karena kebanyakan karyawan bekerja secara virtual, seperti resepsionis dan karyawan lainnya. 

Dengan menggunakan virtual office, selisih antara biaya normal dan penggunaan kantor virtual dapat dihitung lebih dari 80% dari anggaran. Cukup drastis bukan? Oleh sebab itu, menggunakan virtual office tidak perlu khawatir dengan biaya operasional yang besar. 

Maka dalam hal diatas dapat disimpulkan bahwa virtual office memiliki beberapa keuntungan yang spesifik seperti pengurangan biaya operasional karena tidak perlu mengeluarkan biaya untuk menyewa kantor secara fisik, membeli peralatan kantor dan lain sebagainya. Dapat bekerja secara fleksibel, karena tidak ada kekangan untuk bekerja di kantor. Bisa bekerja kapan pun dan dimana pun serta tidak perlu memberikan biaya overtime apabila ingin melakukan pekerjaan lembur. Dan memiliki image yang baik karena alamat virtual office berada di lokasi bisnis yang strategis.

Usaha yang cocok untuk menggunakan virtual office antara lain: Home Industry, Akuntan, Pengacara, Bisnis Konsultan, Toko Online, Real Estate, Dokter dan lain sebagainya.

Namun ada baiknya sebelum kamu memilih untuk menggunakan virtual office, pertimbangkan dahulu berbagai hal seperti pemilihan lokasi, fasilitas yang akan didapatkan, konsep perusahaannya, sistem kepegawaian, jasa asisten yang disediakan dan harga sewanya. 

Canggih banget ya Mate perkembangan teknologi zaman sekarang. Eits, ada satu lagi nih aplikasi canggih yang bisa bermanfaat buat bisnismu, Kasirini namanya. Kasirini merupakan aplikasi penjualan yang sudah membantu lebih dari 10.000 UMKM lho Mate! Yuk download sekarang dan nikmati berbagai manfaatnya.